Байгууллага удирдахад хамгийн их хэрэглэгддэг харилцааны хэлбэр бол утсаар ярих юм. Бид бүгд утсаар ярихыг амархан гэж боддог хэдий ч энэ нь өөрийн гэсэн соёл агуулсан үйл явц юм. Энэ нь хамгийн гол нь утастаа зөв авахаас эхэлдэг. Утсаа аваад мэндэлсэн тохиолдолд байгуулаг болон албан тушаал, нэрээ танилцуулаад хаанаас, хэн, ямар хэргээр ярьж буйг тодруулна. Албан хаагч хүн өөр нэг албан газарлуу утасдахаар бол утсыг авсан хүн өөрийн нэр, албан тушаалыг танилцуулна.
Танруу утастах үед
Хоёроос гурав дах дуудалтын дараа харилцуураа ав
“Байна уу ?”, “Сонсож байна”, “Танд юугаар туслахсан бол” гэх мэт үг хэлээд байгуулаг, өөрийн нэрээ танилцуулна.
Харилцуурыг авчхаад өөр хүнтэй бүү ярь.
Өмнө, өөрөө бий болгосон сэтгэлийн сөрөг хөдөлгөөнөө утсаар ярих үедээ бүү гарга.
Асуултанд бүрэн, тодорхой хариу өгч аль болох эелдгээр хандахыг хичээ.
Ярьж байгаа зүйлдээ анхаарлаа төвлөрүүл.
Яриаг байцаалт болгож болохгүй.
Хэрэв та завгүй байгаа бол уучлалт гуйж , дараа хэдийд ярихаа хэлж утсаа тавь.
Утсаар ярих үед дараах үг хэллэгээс зайлсхийж бай. Үүнд
-“Би мэдэхгүй байна” “бид үүнийг хийж чадахгүй” гм Энэ үг бол танай байгууллага, танд итгэх итгэлийг хоромхон зуур арилгаж чадна. Мэдэж байхын тулд та захиралын энэ суудалд сууж байгаа гэдэгээ бүү март.
-“Та ……………ёстой” гэдэг бас л буруу томьёолсон алдаатай хэллэг.
-“Үгүй” гэвэл тантай цаашид ярих сэтгэгдэл хүрэн унтарна.
-“Яагаад” гэдэг үг үл итгэх сэтгэгдэл төрүүлнэ.
Эелдэг зантай хүнтэй ярихад таатай сайхан байдаг.
Утасдасан, анх ярьсан хүнийхээ яриаг дуусгах ёстой.
Харилцан талархлаа илэрхийлж сайн сайхныг хүсээрэй.
Та бусадруу утасдах үедээ хэрхэх вэ?
Ярих зорилгоо тодорхой болго.
Яг цагт нь утасдаж байгаа эсэхээ сайтар бод.
Ярих утасны дугаар, холбогдох тоо баримт, лавлах, үзэг, харандаа, тэмдэглэх цаасаа урдаас бэлд.
Ярих төлөвлөгөө, тавих саналаа урьдчилан бэлтгэсэний дараа харилцуурын ав.
Утасны дураагыг яаралгүй цуглуулух хэрэгтэй.
Мэнд мэдсэний дараа бэлтгэсэний дагуу товч оршил болох зүйлээ ярь.
Ярилцагчийн сэтгэл санааны байдлыг танадаж таны саналыг хүлээж авах эсэх нь эхний хэдэн үгний өнгөөр танигдана.
Ярих үед тамхи татах, өөр зүйл оролдохыг азна.
Нийцтэй ярих, бололцоотой бол яриагаа товч тодорхой, тод, чанга, итгэл үнэмшилтэй, эмх цэгцтэй ярь.
Ярих хүсэлгүй, цаг нь тохиромгүй бол өөр сэдвээр ярьж, талархалаа илэрхийлж харилцуураа тавь.
Уурлах , цухалдах, бачимдах байдлыг огт гаргалгүй энгийн тайван, болж өгвөл инээмсэглэж ярь, өөдрөг сэтгэлээр хандаж ярь.
Чухал тоо баримт, санаагаа тэмдэлэж авч үлд.
Ярих зүйл ойлгомжтой, хэлэлцэж тохиролцох зүйл товч тодорхой байх ёстой.
Өөрийгөө шүүмжлэх юмуу, асуудлын мөн чанарыг тайлбарлах гэж цагаа бүү үр.
Яриандаа “ та хэтэрхий алдаж байна, та үүнийг мэддэг ч болоосой, за тэгвэл сонс, танд хангалттай тайлбарласан биздээ, та сонин уншдаггүй юмуу?” гэх мэт үгнээс тэнэг, зөрүүд, бүдүүлэг хандлага ханхалдаг гэдгийг сана.
Хурдан хугацаанд ярих ёстой. Энэ нь та будыг болоод өөрийн цагийг хэмнэж, бусдыг хүндэлж буйн хэрэг юм.
Гар утас хэрэглэх соёл. Гар утас бол хүмүүсийн өдөр тутмын бизнес, ажил хэрэг, амралт гээд олон талын амьдралд түгээмэл нэвтэрч байгаа мэдээллийн нэг хэрэгсэл. Хаана ч явсан, хэзээ ч биечлэн харьцах, олон талын нууцлалыг хадгалах боломжтойгоороо давуу тал болсон хэрэглээ болсон эд.
Гар утасны хэрэглэх соёл бий. Гар утсыг хэрхэн хэрэглэж байгаагаар нь албан харилцааны соёл, ёс журам ч байдлыг нь үнэлдэг. Утсаар ярих хэлэх зүйлээ төлөвлөөд богино хугацаанд оновчтой ярих хэрэгтэй. Гар утсаа аваад шууд нэрээ хэлж авах нь хамгийн зөв харилцаа бөгөөд цаг хэмнэх яриагаа шууд эхлэх боломжийг цаад хүнд олгодог. Гар утас хэрэглэхдээ бусдын тав дух, тайван байдлыг нь хөндөж анхаарлыг нь сарниулах, үл хүндэлсэн мэт харагдахаас болгоомжил бол зохино.
Дараах газруудад гар утсыг хаасан байна.
Кино, концертын танхим, театр
Дээд түвшний хурал зөвлөгөөн, гэрээ хэлэлцээр
Уран зургийн галерей, үзэсгэлэн үзэхээр очихдоо
Бар рестораны хооллох өрөөнд
Сүм хийд, мөргөлийн газар
Номын сан, уншлагын танхимд, нийтийн тээврийн хэрэгсэлд
Хичээлийн үед, сурвалжлагч ярилцлага авах үед
Эмнэлэгт, өвчтөн байгаа байгаа тасалгаанд утсаа хаана. Энэ бол бусдын амгалан тайван байх эрхийг хүндэтгэж байгаа хэрэг юм.
Ажил хэргийн уулзалт, яриа, хурал цуглаан дээр гар утас нь чанга дуугаар хангинаж байх нь тэр орчны хүмүүсийг хүндэтгээгүй соёлгүй харилцааны илрэл.
Хэн нэгэнтэй харьцаж байх үед гар утас дуугаран ярих зайлшгүй шаардлага гарсан нөхцөлд үгээр болон дохио зангаагаар уучлал эрж занших хэрэгтэй. Ярьсныхаа дараа ч богино тайлбар хийж эелдэг боловсоноор уучлал эрвэл зохино. Заримдаа яаралтай дуудлага хүлээж байх нөхцөлд хурал цуглаан, хичээл, зөвлөгөөн зэрэг хүмүүс олноор цугларсан газарт бусдын яриа таслалгүйгээр дохио зангаагаар уучлал, зөвшөөрөл хүсч өрөөнөөс гарч ярих нь зохистой. Ер нь урт тайлбартай, нарийн ширийн зүйлийг гар утсаар яриад байдаггүй.
Нэрийн хуудсан дээр гар утасны гар утасны дугаарыг ихэвчлэн хэвлэдэггүй бөгөөд шаардлагатай үед өөрөө гарааг бичиж өгдөг ёстой. Бусдын гар утасны дугаарыг өөрийг нь зөвшөөрөлгүй танихгүй хүнд өгөхийг маш бүдүүлэг хэрэг гэж үздэг.
Гар утасны зөв хэрэглэх үүднээс дараах нөхцөлүүдэд гар утсыг асаах, хориглохыг эрс хоргилсон байдаг Үүнд:
Дуу цахилгаантай бороотой үед
Онгоцоор зорчих үед
Шатахуун түгээх газар, химийн урвал явагдаж буй нөхцөл
Тэсэрч дэлбэрэх зүйлийн дэргэд
Эмчилгээний болон электрон, соронзон багаж хэрэгслийн дэргэд удаан тавьж болохгүй.