Цагийн менежмент

ЦАГИЙН МЕНЕЖМЕНТ

Цаг хэмнэж, түүнийг үр ашигтай зарцуулах нь чадварлаг удирдагчийн онцлог сайн тал. Бизнесмений албан тушаал өндөр байх тутам бүтээлч, ажилд тухайлбал ажил хэргийн явцад урьдчилсан дүгнэлт өгч төлөвлөх, компанийнхаа нэрийн өмнөөс бусадтай харилцах, хүн хүлээж авах хэлэлцээр хийх, удирдан зохион байгуулах ажилд маш их цагийг зарцуулдаг байна. Ер нь удирдагч хүн энэ мэт ажилд нийт цагийнхаа 20-иос илүү хувийг зарцуулах ёстой гэж мэргэжилтнүүд үздэг. Ажлын цагаа ухаалаг хувиарлахын тулд шийдвэрлэж буй асуудлаа хэр зэрэг чухлыг нь харгалзан ангилах шаардлагатай. Үүнд: нэн даруй авч үзвэл зохих хамгийн чухал асуудал, зав чөлөө гарсан үед хийж болох төдийлөн яаралтай бус асуудал гэх мэтээр ангилна. Хоёрдох бүлэгт жаахан хүлээзнэж болох, хойшлуулж болох асуудлыг хамруулж болно.

Асуудлыг авч үзэх дарааллыг ийнхүү тогтоохдоо чухлыг яаралтайгаас ялгаж, зөвхөн яаралтай шийдвэрлэх гэсэн өрөөсгөл хандлагад автаж болохгүй. Шаардлага хангахгүй л бол нэгэнт хийсэн ажилтайгаа дахин зууралдаад байх хэрэггүй. Цагийг хэрхэн зарцуулж байгаагаа сайтар шинжилж байвал түүнийг зөв хуваарилахад тустай. Энэ зорилгоор дор хаяад 2-3 долоо хоногийн туршид 15 минут гарган хийсэн бүх ажлаа бас ажлаас хөндийрүүлдэг зүйлийг тэмдэглэж бай. Ингэвэл бизнесийн зорилгод холболгүй ажил, зөвлөгөөн, уулзалт, шаардлагагүй бусад зүйлийг тодруулж чадна. Хоногийн чухам ямар цагт таны ажлын чадвар сайн байдгийг тогтоож энэ үедээ хамгийн адармаатай ажил асуудлыг сонгон авч, ажлын өдрөө нарийн төлөвлөж бай.

Зарим хүмүүс ажлын өдрийг  төлөвлөх нь илүү цаг гарзадсан зүйл гэж үздэг нь эндүүрэл юм. Өдрийн тэмдэглэлд зориулсан 15 минут чинь ажлын өдрийн төлөвлөгөөг биелүүлэх явцад их цаг хэмнэх боломж олгоно. Хамгийн чухал асуудалд зориулах цагийг ялгаруулан төлөвлөх нь чухал. Учир нь хэтийн хөгжил, удирдлагын тогтолцоог боловсронгуй болгох гэх мэт стратегийн зорилго нь ихэвчлэн онц яаралтай биш учир түүнийг хойш тавих нь  олон тохиолддог. Гэвч ач холбогдлын хувьд түүнээс чухал зүйл ховор нь мэдээж гэтэл нэг их чухал биш мөртлөө маш яаралтай хийх ажил гарч түүнд ажлын өдрөө бүхэлд нь зориулах тохиолдолд алийг тэр гэх вэ? Иймээс “ Цаг үеийн ажил хамаг цаг барж байна? гэж ярилцдаг. Цагаа зөв төлөвлөхийн тулд “ Юуны тулд би үүнийг хийж байна? энэ ажлыг нарийн бичгийн дарга, туслах, захирагдагчиддаа даалгаж болохгүй юу? “ Миний төлөвлөсөн цаг хэр бодитой вэ? ” гэж өөрөөсөө байнга асууж бай.

Цаг төлөвлөхөд  баримтлах зарчмууд

Цагийг төлөвлөхдөө баримтлах зарчмууд бол үндсэн зарчим (60:40 дүрэм), ажил үүргийн хуваарь, бодитой төлөвлөх, уян хатан байх, цаг алдалтаа нөхөх, бичиж төлөвлөх, үргэлжлэх хугацааг баримтжуулах, яаралтай ажлын дарамтыг багасгах, зэрэглэл тогтоох, шилжүүлэх, цаг үрэгчдээс хамгаалах, бүтээлч ажилд их цаг зарцуулах, нэг хэвийн ажлуудыг сайн төлөвлөх, төлөвлөгөөгөө бусдынхтай уялдуулах болно. Цаг төлөвлөлтийн дэвтрийг байнга хэрэглэж, тусгай код, тэмдэглэгээ, товчлол, хяналтын хуудас зэргийг ашиглаж сурах нь зүйтэй. Цаг хугацаа хожих нь цаг төлөвлөлтийн хамгийн давуу тал болно.

1. Үндсэн зарчим /60:40-ийн дүрэм/.Нийт ажлынхаа зөвхөн тодорхой хувийг зохион байгуул. Хувийн сонирхол, шаардлагын улмаас зарим тохиолдолд саатуулалт цаг идэгчид гарч болох тул та цагаа 100% төлөвлөж чадахгүй. Тиймээс цагаа 3 хэсэг болгон хуваа:

Ø  Үйл ажиллагааны 60 орчим хувь төлөвлөгддөг.

Ø  Үйл ажиллагааны 20 орчим хувь нь төлөвлөгддөггүй.

Ø  Ойролцоогоор 20 хувийг гэнэтийн үйл ажиллагаанд зарцуулдаг.

2. Үйл ажиллагаа болон цагийн шинжилгээ.Хаана, хэрхэн цагаа өнгөрүүлж /алдаж/ байна гэдгээ шалга.

Ø  Цагийн зардлаа баримтжуулна.

Ø  Ирээдүйд цагийн үнэлгээний үндэс болох туршилтын үр дүнтэй болно.

Ø  Хувийн ажлын арга барил, цаг төлөвлөлтөө сайжруулах эхлэлийн цэгээ олж авна.

3. Ажил үүргийн жагсаалт:Жагсаалт нь цаг хугацааг харж болохуйц асуултыг багтаасан байна. Гэнэтийн ажлуудыг чөлөөт цаг гарсан үед эсвэл төлөвлөлтөө сайжруулах эхлэлийн цэгээ олж авна. Төлөвлөгөөндөө бүх ажлаа тусгаж мөрдөх нь цаг төлөвлөлтөд чухал ач холбогдолтой. Төлөвлөгөө урт, дунд богино хугацааны гэж ангил.
4. Тогтмол шахуу байх:Цагийн төлөвлөгөөнүүдээ системтэйгээр тогтмол хянаж шахуу ажилла. Төлөвлөгөө арга барилаа мөрдөж ажиллах нь хяналтын хуудсыг нямбай бөглөхөөс илүү чухал байдаг.
5. Бодитойгоор төлөвлөх:Хэт ачаалалтай төлөвлөх хэрэггүй, зөвхөн өөрийнхөө хэрэгжүүлж чадах зүйлээ л төлөвлө.
6. Уян хатан байх:Цагийн төлөвлөгөө нь зөвхөн дагаж мөрдөхийн тулд бус харин зорилгоо хэрэгжүүлэхэд чиглэгддэг тул уян хатан байна.
7. Цаг алдалт:Хэрэв боломжтой бол бололцоогоороо алдсан цагаа нөхөхийг хичээ.
8. Бичиж хийх:Хяналтын хуудсаа ашиглах төлөвлөгөөгөө дэвтэртээ бич. Ингэснээр ингэснээр баримжаа сайжран чухал зүйлийг орхигдуулахгүй байж чадна.
9. Дуусаагүй ажлууд:Дуусгаж амжаагүй боловч зайлшгүй чухал ажлыг төлөвлөгөөний дараах хэсэгт шилжүүл. Эдгээр нь шинэ төлөвлөгөөнд ямар байр суурь эзэлж буй нь аяндаа харагдана.
10. Үйл ажиллагаа бус үр дүн чухал:Зөвхөн үйл ажиллагааг бус зорилго, үр дүнг бичих хэрэгтэй. Тухайлбал: “ Баттай хоолонд орно” гэхийн оронд “Баттай шинэ төслийн үр дүнгийн талаар ярилцаж, зөвлөгөө авна” гэж бичдэг. Йим замаар таны ажил тодорхой зорилгод төвлөрөх бөгөөд ач холбогдолгүй асуудлыг хэлэлцэх зэрэг төлөвлөгдөөгүй үйл ажиллагаанаас зайлсхийж чадна. Та өөрөө: “Би энэ уулзалтаар /үйл ажиллагаагаар/ чухам юуг хэрэгжүүлэхийг хүсч байна вэ? Зорилго нь юу вэ? Гэсэн асуултуудыг байнга тавьж хэвшээрэй.
11. Цагийн хүрээ: Тодорхой ажлыг бодитойгоор шаардагдах цагийг төлөвлөх буюу цагийн хүрээг нарийвчлан тогтоо: Зарцуулж буй хугацаандаа төлөвлөсөн ажлаа багтаах талаар анхаарч ажиллах хэрэгтэй.
12. Үргэлжлэх хугацаа:Бүх үйл ажиллагааныхаа дуусгах хугацааг тогтоо. Өөрийгөө дайчилж чадсанаар шийдэмгий бус байх, хойш тавих, алгуурлах зэргээс зайлсхийх болно.  Аль боломжоороо, аль болох хурдан зэрэг бүрхэг хэллэгийг устга. Ажил үүргийн үргэлжлэх хугацааг бусадтай тохиролцож сурах, тодорхой хугацаа заа, тухайн ажлыг хэзээ дуусгаж чадахыг нь асуу. Таны шаардаж буй хугацааг зөвшөөрч буй эсэхийн мэдэж ав. Ингэснээр итгэлтэй байж чадах бөгөөд хэрэв таны шаардсан хугацаа бодит байдалтай нийцэхгүй байвал илүү бодитой тогтоохыг хичээгээрэй.
13. Зэрэглэл тогтоох:Аль нь алинаасаа илүү ач холбогдолтой болохыг тодорхой болго.
14. Яаралтай ажлын дарамт:Чухал, шахуу хоёрын ялгааг мэдэхийг хичээ. Яаралтай ажилд дарамтлуулахаас татгалз. Яаралтай ажил болгон чухал байдаггүй боловч бид үнэт цагаа зарцуулдаг. Хэрэв зэрэглэл буруу тогтоовол яаралтай ажлын дарамтанд ордог.
15. Шилжүүлэлт:Аль ажлыг шилжүүлж болох, алийг нь шилжүүлж болох алийг нь шилжүүлж болохгүйг шийдэхээс эхэлнэ.
16. Цаг нягтлах:Бүгдийг устгачихаж чадахгүй тул ажлуудаа тогтмол тоймлож бай.
17. Цаг үрэгчдээс хамгаалах:Урилгагүй зочид, утасны дуудлага, сэтгэл хямрах зэрэг ажлуудад цаг зарцуулах шаардлага гардаг тул эдгээрт тодорхой хувь тогтоож цаг нөөцөл.
18. Чөлөөт цаг:Чөлөөт цаг /аялах, хүлээх/-таа томоохон тайлан, төсөл унших зэргийг төлөвлө. Энэ үед чухал мэдээллүүдээ багтаасан цаг төлөвлөлтийн дэвтэр тус болдог.
19. Тасалдалгүй ажиллах хэсэг:Ач холбогдол багатай ажилд бага цаг, томоохон ажлуудад урт, тасалдалгүй цаг зарцуул.

20.  Бүтээлч ажиллах цаг: Төлөвлөх, бэлтгэх хангах, боловсролоо ахиулах зэрэг бүтээлч ажлуудад цаг гарга. Хэрэв цагаа өөр ажилд зарцуулсан бол дараа долоо хоногийн төлөвлөгөөнд шилжүүл.